Aprenda a usar BI para tomada de decisões em sua agência de publicidade

Você já deve ter ouvido falar em Business Intelligence e no potencial que essa tecnologia tem para mudar as coisas na sua agência de publicidade. E não é de se admirar, afinal, quando damos um Google no termo, milhares de resultados vêm à tona e as mais variadas combinações da palavra dão vazão a novos universos que misturam este sistema e outras disciplinas.

Entretanto, não é por se tratar de um assunto popular no momento que isso significa que você não tem dúvida alguma sobre ele. Hoje, você terá a oportunidade de entender de uma vez por todas o que é, para que ele serve e como ele funciona dentro e fora das agências de publicidade.

E para que tudo fique ainda melhor, aprenderá como utilizá-lo na sua agência, em passos simples que podem ser iniciados assim que você terminar de ler este texto.

Pronto para abrir espaço na sua mente para esse novo conhecimento e aumentar a lucratividade do seu negócio com auxílio de uma ferramenta tecnológica que tem tudo para fazer parte do dia a dia da publicidade do futuro? Então vamos lá!

1. Afinal, o que é Business Intelligence?

É muito difícil explicar o conceito dessa ferramenta sem recorrer a outros conceitos que você pode, ou não, estar familiarizado. Portanto, tentaremos ser o mais didáticos possível e vamos explicar cada um desses conceitos quando isso se fizer necessário a fim de que você entenda mesmo o seu significado.

Em bom português, Inteligência de Negócios, é uma tecnologia e um processo para a análise de dados e apresentação deles de maneira acionável, que tem como objetivo ajudar executivos e gestores (e, até mesmo, usuários finais) a tomarem decisões mais informadas. Mas o que são exatamente decisões informadas?

Chamamos de decisões informadas aquelas que são tomadas com base em dados e informações precisas, ao contrário de achismos. Se você leva um guarda-chuva porque “acha” que vai chover, isso é uma decisão não informada, mas se você consulta uma previsão meteorológica e descobre que às 15 h provavelmente haverá pancadas de chuva na sua região, isso é uma decisão informada. Entendeu?

Pois bem. O seu papel é gerar essas decisões e, para tanto, ele usa uma variedade de recursos, metodologias e aplicações, que permitem que as organizações coletem dados de sistemas internos e externos e prepare-os para análise, criando relatórios, painéis de dados e gráficos compreensivos com essas informações. Esses painéis são então utilizados por pessoas que, de outra forma, não poderiam ler todas essas informações, a fim de que elas possam fazer escolhas em questão de minutos.

Muitas vezes um outro processo de análise de dados é colocado em questão, o Big Data. Os Grandes Dados, em tradução livre, não são exatamente a mesma coisa que a Inteligência de Negócios, mas fazem parte de seu sistema de suporte.

Como o sistema utiliza milhões de dados para gerar seus relatórios, painéis, planilhas e gráficos, muitas vezes precisa de ferramentas de Big Data para funcionar, mas ambos não são exatamente a mesma coisa.

Agora você deve estar se perguntando por que as pessoas precisam de um software para ajudá-las a tomar decisões no dia a dia. Essa pergunta não é complicada de se responder. Os seus benefícios em potencial incluem, por exemplo, a aceleração do ritmo da tomada de decisões e a melhoria das taxas de acerto nelas, o que resulta numa otimização de processos internos de negócios, em maior eficiência organizacional e em uma vantagem competitiva.

Quando uma empresa utiliza a ferramenta da maneira certa, dá para obter todas essas vantagens em pouco tempo. Pois ele também é uma forma de identificar tendências e encontrar problemas nos negócios que precisam ser resolvidos, mas nós falaremos um pouco melhor sobre o que dá para fazer com essa tecnologia no próximo tópico.

2. Como esse sistema pode ajudar a sua agência de publicidade?

Conforme já mencionamos, este sistema pode fazer muita coisa por um negócio. Neste tópico, você entenderá como ele funciona na análise de informações e na customização de relatórios, na tomada de decisões estratégicas, na fidelização de clientes e na redução de custos. Além disso, conhecerá seus benefícios em previsibilidade e agilidade, que podem mudar de uma vez por todas a forma como a sua agência trabalha atualmente.

2.1. Análise de informações e customização de relatórios

A Inteligência de Negócios é hoje um aspecto mais importante da tomada de decisões do que nunca, porque só ela pode ajudar as empresas a prever comportamentos e a entender como os seus consumidores se comportam. Mas o seu principal papel continua sendo o de extrair conhecimento de um mar de dados, que de outra forma seria inutilizado.

Quase que a totalidade das informações coletadas por empresas foi reunida nos últimos anos, o que significa que nos próximos semestres o seu negócio vai gerar tantos dados quanto for capaz de armazenar. Mas qual é o sentido que guardar toda essa bagagem se você não tem um uso prático para ela? Com esta tecnologia, os dados ganham sentido e se transformam em relatórios, gráficos, mapas e análises que podem ser lidos por qualquer indivíduo.

Ele pode ajudar a organizar os processos da sua agência, auxiliando a equipe a se orientar em meio ao caos e a fazer alguma coisa a respeito das informações coletadas ao longo dos anos. Dados de redes sociais, CRM, resultados de campanhas anteriores, projeções de lucro, tudo isso pode ser utilizado para orientar a tomada de decisões agora e, é por isso, que essa tecnologia é tão importante.

2.2. Previsibilidade e agilidade

Outro motivo pelo qual sua agência pode querer utilizá-lo, é pela previsibilidade e agilidade que esse recurso confere aos processos internos. Trata-se de entender melhor como o seu negócio funciona em todas as suas capacidades e antecipar desafios. A técnica permite analisar o passado e projetar o futuro, entendendo, com base em dados, o que vai acontecer em breve.

Graças a isso, é possível tomar decisões de negócios com mais agilidade. Afinal, se você sabe exatamente o que vai acontecer, já consegue estar preparado para lidar com os acontecimentos conforme eles se desenvolvem e tem tempo para traçar um plano. Implementá-lo deixa de ser um desafio e passa a ser uma tarefa muito mais simples e calculada.

2.3. Tomada de decisões estratégicas

O sistema foi desenvolvido para mudar de uma vez por todas como a sua empresa encara os problemas e desenvolve soluções, e isso é ótimo.

Pense da seguinte forma. Ele ajuda a retirar os fatos cruciais de uma vasta coleção de dados não estruturados e transformá-los em informação acionável, que permite que as empresas tomem decisões melhores, sejam operacionalmente mais eficientes e mais produtivas. Mas como exatamente ele faz isso?

É criando relatórios baseados em informação oportuna e acertada que a ferramenta ajuda as companhias a medir a performance de seus processos. E com boas informações, todo negócio pode tomar decisões cada vez melhores a respeito de suas principais questões, porque não precisa fazê-lo com base em achismos.

A solução orienta com dados sobre performances históricas, análises de tendências futuras, avaliações de demanda e informações sobre o comportamento do consumidor. Dessa forma, você sabe tanto quanto possível a respeito de um problema antes de tomar uma decisão acionável. E por isso ele maximiza as chances de sucesso de um negócio na tomada de decisões.

O melhor é que a ferramenta faz tudo isso em tempo real, ou seja, com dados atualizados constantemente e com relatórios que acabaram de serem lançados em seus sistemas. Assim, dá para ter certeza que você está tomando a decisão mais apropriada para o momento, porque ela está em sintonia com as informações mais recentes acerca de um problema.

2.4. Fidelização de clientes

Para que o sistema seja um recurso valioso, ele não pode ser só um uma solução para a tomada de decisões que aumenta a sua produtividade. Há vários outros recursos que podem ser empregados a fim de fazer isso e que talvez sejam de sua preferência. Ele precisa entregar um diferencial competitivo e tanto, com que nenhuma outra plataforma de tomada de decisões consegue equiparar-se.

A boa notícia é que ele o faz. Na verdade, ele diferencia-se de todos os outros sistemas de tomada de decisões que existem no mercado e podem trabalhar a favor da sua agência. Nenhuma outra ferramenta dá a você uma visão tão clara e consolidada de seus consumidores, capaz de fidelizá-los com tamanha eficiência.

A ferramenta proporciona acesso a todos os dados do seu negócio, independentemente do formato em que eles se encontram, em um único dashboard, isso pode e deve incluir os dados do seu sistema de CRM, e-mail marketing, website e redes sociais. Todos agregados em um único lugar, criando uma visão holística do seu consumidor médio e de como ele interage com a empresa (e com os negócios de seus clientes).

Isso é extremamente importante no processo de retenção de clientes da agência, afinal, quanto melhor você conhece o seu público-alvo, mais pode fazer por ele. E se esse público está interagindo por meio de várias plataformas, online e offline, sem uma visão consolidada dessas interações ficará difícil projetar uma (ou várias) personas as quais atender (e fidelizar).

A solução torna possível entender melhor o seu consumidor numa era de múltiplas interações. E, consequentemente, faz com que seja simples fidelizá-lo.

2.5. Redução de custos

Por último, mas não menos importante, a ferramenta poupa recursos para o seu negócio. Quer entender como? Vamos pensar em Retorno Sobre Investimento, ou ROI.

O Retorno Sobre Investimento é uma medida utilizada para entender se os investimentos feitos por um negócio foram bem ou mal-aplicados e o seu cálculo é dado em uma porcentagem. Em um mercado saturado de aplicativos, plataformas, recursos analíticos e campanhas, ele é fundamental para ajudar empreendimentos como o seu a entender qual é a melhor estratégia em termos de ROI.

Afinal, pode se traduzir em relatórios, dados, gráficos e informações factuais que comprovam que uma campanha deu ou não certo, e isso é muito positivo. Imagine apresentar, sem sombra de dúvidas, para um cliente os resultados de sua mais recente campanha na forma de um relatório complexo?

Ali estarão contidas todas as informações necessárias para comprovar, por A + B, que a campanha realizada pela sua agência deu resultados. E não há melhor maneira de reduzir custos do que investir bem o dinheiro do seu cliente.

3. Passo a passo para usá-lo em sua agência de publicidade

Agora que você já conhece todos os principais benefícios, está pronto para entender como ele pode ser aplicado a esses ambientes. Por isso, preparamos este passo a passo para que você consiga agir imediatamente e começar a implementar sua estratégia o mais rápido possível. Confira o que é preciso fazer a fim de começar a trabalhar com o sistema e entenda as particularidades de sua adoção no contexto das agências publicitárias.

Significa muito mais do que apenas um software. É uma metodologia e um processo que usa da tecnologia como uma maneira para implementar a mudança. Aqui, reunimos os princípios de uma implementação bem-sucedida.

3.1. Comece a mudança do topo

Uma implantação bem-sucedida só pode acontecer quando a mudança começa do topo. Ou seja, a gestão da sua empresa criativa precisa estar a bordo da mudança e completamente de acordo com ela.

Como toda e qualquer outra novidade, a solução só é eficiente se as pessoas escolherem utilizá-la, portanto, os administradores precisam liderar a sua implementação e frisar a sua importância para toda a equipe.

3.2. Defina Business Intelligence

Ele tem um diferencial muito claro com relação a outras metodologias, técnicas e recursos: ele coloca uma ênfase enorme em mensurar a performance de uma organização, comparando-a com metas estabelecidas.

Para que isso aconteça, você precisa explicar muito bem o seu significado para a sua equipe e certificar-se de que todos entendem do que se trata a ferramenta. Afinal, sem os processos de suporte, sistemas e protocolos no lugar a fim de dar assistência a essa nova maneira de tocar os negócios, será impossível obter bons resultados.

3.3. Use uma abordagem Agile

Você já ouviu falar em Agile? Provavelmente não, já que esse termo não é comum nas agências de publicidade e sim nos círculos de programação. O desenvolvimento ágil, ou Agile, é um tipo de metodologia que se baseia na colaboração entre times organizados organicamente, que contribuem entre si de forma interativa para produzir os melhores resultados da maneira mais rápida.

O Agile é um método de desenvolvimento de software muito popular, principalmente porque ele funciona e dá ótimos resultados. As equipes que trabalham com essa técnica são mais bem-resolvidas do que as que optam por outros métodos e costumam fazer mais entregas também. Usar essa abordagem na sua implementação pode ajudá-lo a obter maiores taxas de sucesso.

Você pode chegar mais longe e com mais eficiência se optar pelo método Agile para implementá-lo. Dessa maneira, será possível focar em áreas específicas e ao, mesmo tempo, ser guiado por uma estratégia integrada.

3.4. Concentre-se nas KPIs certas

KPIs provavelmente são um termo com o qual você está mais familiarizado, mas se não estiver não tem problema. Os Key Performance Indicators, ou Indicadores Chave de Performance, são aquelas métricas relevantes que não podemos deixar de lado de maneira alguma quando estamos avaliando a eficiência de um processo, uma metodologia ou um recurso.

Quando você estiver implementando a ferramenta na sua agência vai precisar encontrar KPIs que sejam capazes de orientar o seu trabalho e determinar o quão bem-executado ele está sendo.

As métricas devem estar alinhadas com a estratégia da sua empresa e com as suas capacidades, interna e externa, e vão variar de implementação para implementação. Uma breve busca por KPIs para Business Intelligence deve orientá-lo por onde começar.

3.5. Simplifique

Essa é a sua primeira implementação da solução, por isso não precisamos fazer com que as coisas sejam mais complexas do que elas realmente precisam ser. Simplifique o processo sempre que possível. Ainda que a tecnologia permita que você crie um sistema complexo, com muitos níveis de dados e vários painéis, isso pode não ser apropriado para um iniciante.

Seja seletivo e inclua em seu painel métricas chave, que são as mais importantes para o seu negócio no momento, atendo-se aos níveis mais importantes de dados a que você tem acesso na hora da implementação.

3.6. Construa um sistema de BI unificado

Ainda que tenhamos indicado para você a possibilidade de manter as coisas simples, pelo menos no começo, isso não significa que o ideal é isolar os seus dados. Muito pelo contrário. O seu sistema deve estar unificado desde o começo, pois foi assim que ele foi construído para trabalhar.

Integre tantas fontes de dados quanto for possível ali e aprenda a trabalhar com elas simultaneamente.

3.7. Acelere o lançamento

Talvez você esteja inseguro a respeito de quando é o momento ideal para lançar o sistema que acabou de construir, mas o ideal é que faça isso o mais rápido possível. Você quer ter o suporte da comunidade de usuários de sua agência de publicidade e só é possível conquistá-lo transformando todos em early adopters!

Demonstre a sua solução em uma reunião pública e mostre aos seus colaboradores como utilizá-la para desempenhar melhor suas funções, encorajando seu uso.

3.8. Aproveite a infraestrutura existente

Você não precisa investir em uma nova infraestrutura de TI para começar a utilizar a tecnologia. Muitos serviços desse tipo funcionam com auxílio da nuvem, ou seja, não demandam nenhum tipo de compra de servidor ou instalação no local. Em outros casos, os servidores que você já tem são mais do que o suficiente para dar conta do recado.

Sua solução  deve se alinhar à infraestrutura de TI existente e à visão de como esse setor suporta o seu negócio atualmente. O sistema deve complementar as capacidades existentes da TI, o que pode ser atingido aproveitando a capacidade ociosa de máquinas que você já tem para oferecer o back end dos sistemas. Só será preciso investir em um software para fazer a parte do front end.

3.9. Ofereça suporte

É comum que, inicialmente, seus colaboradores tenham dúvidas sobre o novo sistema. Por isso, é essencial estabelecer uma parceria com o pessoal da TI para oferecer suporte a respeito do novo software instalado em suas máquinas. Pode ser necessário fazer demonstrações de uso, oferecer treinamentos e manter alguém por conta da sua equipe nas primeiras semanas, para tirar suas principais dúvidas.

Como você pôde perceber, trata-se de recursos tecnológicos para transformar dados em informações acionáveis, que podem direcionar as atividades de uma organização e suas decisões táticas.

Tais ferramentas acessam e analisam grandes grupos de dados e apresentam seus achados em relatórios, painéis e gráficos para que os usuários possam, assim, entender com facilidade as particularidades que circundam os seus negócios e os negócios dos seus clientes, num piscar de olhos.

Trabalhar com Business Intelligence na sua agência criativa fará toda a diferença nos seus resultados. Sem dúvidas, é a sua chance de analisar o passado e prever o futuro, aumentando suas taxas de sucesso.

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